Indiquer la mention Valant DSA sur la facture
La case Valant DSA, qui se trouve dans l'onglet DAE-DSA-FDA-Primeur du menu Faire une facture, est cochée habituellement quand un client particulier vient faire remplir son BIB par du « petit vrac », c’est-à-dire moins de 90L : dans ce cas, pas besoin de faire de DSA. Sur Vitisoft, elle permet simplement d'ajouter sur la facture la mention Facture valant DSA, au-dessus du tableau des produits. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/38fc0de32649900/19bcd825-3234-4PopulaireLa liste des factures restant dues à une date donnée
Pour éditer la liste des factures dues à une date donnée : Allez dans le menu Liste des Factures / Editions / Lister les factures restant dues à une date donnée. Indiquez une date de début et une date limite, cochez la case Voir seulement les factures IMPAYEES, cochez l'un des points Vérifier selon... : Date de remise en banque ou Date de règlement Cliquez sur Editer la liste des factures. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/9c677PopulaireJ'ai fait une erreur sur une facture
⚠️ Attention : En adéquation avec la loi fiscale 2018, une signature électronique est apposée sur la facture et des liaisons doivent être faites entre les factures pour les rendre inaltérables. Il est donc impossible, une fois celle-ci validée, de modifier ou supprimer une facture. Si vous devez créer une facture complexe, nous vous conseillons de passer d'abord par une commande, qui reste modifiable, puis de la transformer en facture au dernier moment. Les erreurs modifiables VousPopulaireCréer un acompte
Le client vous règle, mais la marchandise ne quitte pas encore le stock : vous pouvez donc enregistrer un acompte. Acompte commun : Que faire lorsqu’un client règle un acompte alors que le taux de TVA des produits n’est pas encore connu ? Lorsque votre client paie un acompte pour des produits dont la composition et les taux de TVA ne sont pas encore déterminés, il est impossible d’appliquer le taux exact au moment du paiement. Nous vous recommandons alors : d’émettrePopulaireFaire des relances clients
Pour faire des relances clients, Allez dans Liste des factures / Relances / Gérer les relances. Sélectionner les factures à relancer : ➡️ Pour vos premières relances, cochez le premier point : Factures à relancer dont la date d'échéance est dépassée de ... jours, indiquez le nombres de jours souhaités. ➡️ Cliquez sur la loupe et sélectionnez les factures dansQuelques lecturesCréer, modifier ou supprimer une adresse de livraison différente de celle de facturation
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer une adresse de livraison différente de celle de facturation. Si le client a une adresse identique pour la livraison et la facturation, il faut la noter directement dans sa fiche. Si le client a une adresse de livraison différente de celle de facturation : Créer une adresse de livraison Si le client a une adresse de livraison différente de celle de facturation, Allez dans la fiche du client, cliquez sur Livraison / Créer, remplissez les chamQuelques lecturesFaire une remise sur facture
Il est possible de saisir une remise à la ligne ou globale : Créer un produit Remise Pour faire une remise globale sur une facture, il vous faut un produit Remise. Pour le créer : Allez dans le menu Produits, cliquez sur Ajouter produit pour le créer. Une fois la désignation écrite, mettez un taux de TVA correspondant aux produits composant votre facture. Donc, il faut autant de produits "Remise" que de taux de TVA différents dans les produits de la facture. Ensuite,Quelques lecturesCréer une facture proforma
Pour créer une facture proforma, Allez dans le menu Proforma, puis cliquez sur Créer Proforma, choisissez le client, les produits, comme sur une facture classique puis validez. Vous pouvez enregistrer un règlement sur une facture proforma que vous retrouverez ensuite dans la liste des règlements de la facture finale sous le terme : Acompte primeur. Une proforma peut êQuelques lecturesMes vins partent en élaboration pour travail à façon (avec DAE)
Pour sortir les vins qui partent en élaboration (transformation en mousseux par exemple) avec un DAE il faut procéder par étapes : 1 - Créer un produit que vous appellerez : [Nom du vin en vrac] + "en cours d'élaboration". 2 - Faites une intervention ( Produits / gestion des stocks/interventions) pour ventiler le stock du produit vrac (produit prélevé) vers le produit vrac en cours d'élaboration (produit ajouté), lorsque le vin part en élaboration, et ajoutez le n° de DAE. Le DAE se fera dQuelques lecturesLes proformas sont-elles exportées en comptabilité ?
Une facture proforma est un document sans valeur comptable ; elle n’est donc pas exportée vers la comptabilité. En revanche, si des règlements sont effectués sur des proformas, ces paiements seront, eux, bien exportés en comptabilité. Si vous souhaitez comptabiliser les proformas, vous devez soit les convertir en factures, soit enregistrer des factures d’acompte si les règlements correspondent à des acomptes.Quelques lecturesCréer et éditer les traites
Créer une traite Sélectionnez votre facture dans la Liste des factures, cliquez tout en haut sur Traites, puis créez une traite pour cette facture. Indiquez la date, le montant, vous pouvez en faire plusieurs si vous le souhaitez. Ensuite cliquez sur l'imprimante, vous pouvez enregistrer la traite après en cliquant sur la flèche verte. Editer les traiteQuelques lecturesLes bons d'achat ou cartes cadeaux
Pour gérer les bons d'achat dans le logiciel, commencez par créer un produit spécifique, en lui attribuant une famille (par exemple : Divers), un taux de TVA (ex : 20 %), et une désignation adaptée (comme Bon d'achat, Carte cadeau, etc.). Ce bon pourra ensuite être facturé comme un produit classique. Libre à vous de l’imprimer ou de remettre une carte physique au client.Quelques lecturesChanger les coordonnées du client dans une facture validée
Vous avez validé une facture, mais vous devez finalement changer les coordonnées du client (nom, prénom, adresse, etc.). ⚠️ Il est interdit de modifier les informations relatives au client dans la facture déjà validée. Il faudra donc faire un avoir, modifier la fiche client, puis refaire la facture avec le client corrigé.Quelques lecturesCalculer les taxes parafiscales sur les factures
Pour les taxes parafiscales sur les factures, Allez dans Configuration / Sociétés, sélectionnez la société et cliquez sur Modifier les paramètres. Cochez en bas la case J'utilise les taxes parafiscales . Ensuite, vous pouvez créer les différentes taxes, en allant dans le menu Produits / Taxes Parafiscales. Les taxes CTIFL et INTERFEL sont déjà créées. , puis sélectionnez Vendeurs. Vous pouvez ensuite créer un vendeur, lui attribuer un diminutif ainsi qu’une couleur, utile notamment pour la facturation en mode tactile. À noter : les vendeurs ne sont pas associés à un système de commission. Ils sont utilisés essentiellement pour le suivi et l’analyse des ventes. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/Peu de lecturesÀ propos des commentaires sur documents
Commentaire facture visible Commentaire sur facture : Lorsque vous faites une facture, vous pouvez lui ajouter un commentaire en cliquant sur Commentaire de facturation. Les commentaires se retrouvent également sur les proforma et les commandes. Si vous souhaitez ajouter un commentaire après avoir validé la facture, sélectionnez la facture, et cliquez sur **OpératioPeu de lecturesSolder une facture impayée faite sur un autre logiciel
Si vous commencez à utiliser Vitisoft ou Multysoft, après un autre logiciel, il est possible que vous ayez des factures impayées sur l'autre logiciel. En effet, si notre équipe vous a importé votre ancienne base clients, il n'y a que deux cas : soit, c'était la base clients seule soit, c'était la base clients avec, si votre ancien logiciel le permettait, l'historique des factures. Dans ce cas, celui-ci n'est disponible qu'en visualisation. Il est impossible à Vitisoft-Multysoft de trPeu de lecturesIncohérence dans le total des montants payés en bas du tableau des factures
En bas du tableau des factures, un total est affiché pour chaque colonne, notamment celle intitulée Montant payé. Cependant, cette colonne additionne à la fois les règlements réellement effectués et les montants déduits via des avoirs. Il est important de noter que si une facture est intégralement réglée par un avoir, aucun montant ne sera visible dans la colonne Montant payé ; le montant sera alors reporté dans la colonne Avoir. ⚠️ À noter : Ce total ne reflète donc pas lePeu de lecturesFaire une facture à l'export
Pour faire une facture à l’export : Il faut que votre client soit renseigné en mode de facturation NET dans sa fiche, et en CEE ou Hors CEE également dans sa fiche. Le produit facturé sera indiqué dans la facture comme sortant en DAE si c'est un produit viti-vinicole et vous pouvez indiquer le n° de DAE dans la facture dans l’onglet DAE-DSA-FDA. Enfin, pour l’exportPeu de lecturesGérer les chèques qui reviennent impayés de la banque
Si un chèque vous revient impayé, vous pouvez annuler le règlement enregistré. Pour cela, sélectionnez le règlement concerné, puis cliquez sur Annuler le règlement sélectionné.Peu de lecturesParamétrer la facturation avec sortie des capsules CRD pour un client facturé en NET
Si votre client est français mais en suspension de TVA, le mode de facturation à sélectionner est NET. Dans ce cas, si le mode de facturation est NET, Vitisoft sélectionne par défaut la catégorie de sortie DAE des produits facturés. Pour facturer des produits avec la catégorie de sortie CRD pour ce client associé au mode de facturation NET, rendez-vous sa fiche client, puis dans l’onglet Affich.. Dans la section CRD - DAE - DSA - UT.., utilisez la liste déroulantePeu de lecturesÀ propos des Bons de Livraison
Un bon de livraison peut être édité à partir d'une commande ou d'une facture. Pour personnaliser l’apparence de vos bons de livraison, rendez-vous dans Configuration / Configuration Générale / Editions / BL ou dans Configuration / Configuration Générale / Editions / Affichage 2. Le BL étant une édition et non un enregistrement, il n’est pas possible d’éditer une facture à parPeu de lecturesAlerte pour penser à faire une traite à un client
Être alerté pour penser à faire une traite à un client : Cochez la case Me prévenir à la facturation si traite à faire dans la fiche client / onglet R.I.B. Ainsi, lors de la validation d’une facture pour ce client, un message s’affichera : "Penser à rédiger les traites pour ce client !" Vous aurez alors la possibilité d’accéder directement à un bouton **Faire des tPeu de lecturesAttribuer un lieu de vente à mes clients
Le lieu de vente ne peut être attribué qu'à une facture, et non pas à un client. Souhaitez vous attribuer un lieu de vente sur les anciennes factures, ou sur les prochaines ? Sur les anciennes : Vous pouvez attribuer à d'anciennes factures un lieu de vente en allant dans la liste des factures, en faisant votre sélection dans le tableau et en cliquant sur Recherches et sélections au-dessus du tableau, puis sur l'onglet Lieu de vente / Commercial. Écrivez un lieu de vente ou sélectionPeu de lecturesLe bouton Email avec PDF attaché ne fonctionne pas
Lorsque vous cliquez sur le bouton Email avec PDF attaché sur l'aperçu avant impression d'une facture, le logiciel envoie une commande "mailto" à Windows, c'est-à-dire qu'il indique à votre système d'exploitation d'ouvrir sa boîte de messagerie enregistrée par défaut, avec le PDF attaché dans un mail. Etant donné que cette commande est envoyée à Windows, l'opération n'est plus dans Vitisoft, et à partir de cette étape, nous n'avons plus la main. Il est donc possible que cette commande ne fPeu de lecturesÀ propos des dates d'échéance
La date d’échéance d’une facture est calculée à partir de sa date d’émission, en tenant compte des paramètres définis dans la fiche client. Lorsque vous transformez une commande en facture, la date d’échéance est automatiquement recalculée en fonction de la nouvelle date de facturation. Dans la fiche client, vous pouvez définir le délai de paiement selon deux options : En nombre de jours à compter de la date de la facture, via le champ **Échéance en nombre de jours départ date facturePeu de lecturesFacturation des services d’hébergement et des taxes de séjour
Pour la facturation des services d’hébergement et des taxes de séjour, Créez un produit que vous appelez Hébergement et un autre que vous appelez Taxe de séjour, auquel vous associez une TVA à 0%. Si le taux de TVA de l'Hébergement est à 10%, vous pouvez lui attribuer une TVA à 10% Pour créer un nouveau taux de TVA, Allez dans Configuration / Paramètres Banque - TVA / Paramètres TVA / Nouvelle TVA. Dans le champ taux de TVA, mettez votre taux. Indiquez éventuellement lePeu de lecturesFacturer des frais de port à un client export
Le calcul automatique des frais de transport n’est pas disponible pour les clients étrangers ; la grille des transporteurs est uniquement valable pour la France. Pour facturer des frais de transport à un client à l’international : Créez un produit nommé Transport, en renseignant une désignation, un taux de TVA (vous pouvez indiquer 20 %, dans le cas d’une facturation en NET, la TVA ne sera pas appliquée), ainsi qu’une famille. Vous pouvez ensuite lui attribuer un tarif comme pourPeu de lecturesSuivre les factures envoyées par mail
Les factures que vous envoyez par mail à vos clients avec le bouton Envoyer par mail (et non pas Email avec Pdf attaché) ne seront pas tracées dans votre boîte mail. Mais vous pourrez en avoir le suivi grâce à ces deux indicateurs : ➡️ La coche dans la colonne Envoyées par Mail dans la Liste des factures. ➡️ La liste des opérations de CRM dans la fiche du clientPeu de lecturesPayer une facture en plusieurs fois
Pour payer une facture en plusieurs fois, Allez dans la Liste des factures, double-cliquez sur la facture dans le tableau, et cliquez sur le cadre Règlements. Indiquez une date, un mode de règlement et un montant, puis validez. Ensuite, cliquez une nouvelle fois sur règlement et rentrez le deuxième règlement de la même manière que le premier.Peu de lecturesGestion des palettes
Le poids des palettes n’est pas géré automatiquement par le logiciel. Pour faire apparaître le poids des palettes sur le bon de livraison, le bon de transport ou la note de chai, vous avez deux options : ➡️ Créer un produit Palette (visible sur la facture), en définissant un poids unitaire brut dans la fiche produit (onglet DAE) ; ce poids sera alors ajouté à celui des autres produits sur les éditions. ➡️ Ajouter manuellement le poids des palettes en l’incluant dans le poids tPeu de lecturesExporter des factures dans un fichier Excel Factor pour affacturage
Pour exporter des factures dans un fichier Excel Factor pour faire de l'affacturage, Allez dans la Liste des factures / Sélectionnez les factures / Editions / Exporter les factures dans un Factor fichier.xls. Remarque : Vous pourrez importer ensuite ce fichier dans votre logiciel d'affacturage.Peu de lecturesÀ propos des lieux de vente
Vous pouvez ajouter, modifier, ou supprimer le lieu de vente sur un groupe de factures validées. Ajouter un lieu de vente Pour modifier un lieu de vente sur un groupe de factures validées, Allez dans la liste des factures, sélectionnez votre facture. Allez dans Opérations diverses sur facture (tout en haut) puis Modifications des champs dans la facture, dans l'onglet Info facture. Sélectionnez la ligne vide dans le champ lieu de vente, et validez.  de produits sur une facture validée
Pour changer la catégorie de sorties (CRD, DAE) de produits sur une facture validée, Allez dans la liste des Factures, sélectionnez votre facture. Cliquez sur Opérations diverses sur facture puis sur Modifier les champs de la facture. Dans le tableau qui présente la liste des produits contenus dans la facture, faites dérouler la liste et sélectionnez la bonne sortie et capsule. Si vous passez de CRD à DAE sans capsule, changez CRD en DAE et cochez la case **Ne pas comPeu de lecturesFaire un devis
Pour faire un devis : Cliquer sur le menu Faire une commande / BL. Après avoir saisi le client, cochez la case DEVIS au-dessus de l'onglet Transport - Livraison, vous pouvez terminer votre commande. Remarque : Vous retrouverez vos devis dans la liste des commandes : ils sont marqués d'une coche dans la colonne Devis.Peu de lecturesFaire un escompte
Un escompte est une remise accordée à un client s'il paye avant une date donnée. Pour créer un escompte : Créez votre facture, ajoutez le client, les produits, etc. et avant de valider, indiquez en bas de la facture le montant ou le pourcentage de l'escompte accordé, ainsi que la date limite, vous pouvez ensuite valider. Au moment de régler la facture, cochez la case **CochezPeu de lecturesFacturer du vrac
Pour facturer du vrac : Créer un produit vrac auquel vous associerez un conditionnement en Litres. N'oubliez pas également de rentrer l'ordre pour DRM du produit dans sa fiche. Ne mettez ni capsule, ni catégorie de sortie dans le champ CRD. Vous pourrez facturer ensuite ce produit en mettant le tarif voulu au litre. Remarque : La vente en vrac apparaitraPeu de lecturesAjouter une taxe dans une facture
Pour ajouter une taxe dans une facture : Il faut créer un produit "TAXE" en lui attribuant une désignation, une famille et un taux de TVA. Vous pourrez ensuite l'ajouter (si vous voulez la soustraire, il faudra l'ajouter en négatif) dans la facture.Peu de lecturesFaire une facture standard
Vous avez la possibilité de créer une facture standard de plusieurs façons selon votre point de départ. Démarrer une nouvelle facture Pour accéder à l’interface de création de facture, vous pouvez passer par plusieurs chemins : En cliquant sur Faire une facture dans le menu à gauche Depuis la Liste des factures, en cliquant sur Nouvelle facture, Facturer ce client ou **CPeu de lecturesModifier la quantité par défaut à choisir en facturation
Quand vous choisissez un produit dans les factures, commandes et proforma, avant d’écrire votre quantité, déroulez la liste déroulante orange à droite du champ Quantité, et cliquez sur Modifier… Supprimez les quantités que vous ne voulez plus et gardez uniquement la quantité 1 (ou une autre quantité). Si cette quantité 1 n’existe pas, double-cliquez sur la première liPeu de lecturesUtiliser automatiquement la banque de la fiche client pour les règlements par chèque et virement
Pour que la banque renseignée dans la fiche client soit utilisée automatiquement lors des règlements par chèque ou par virement, vous devez au préalable compléter les informations bancaires du client dans l'onglet RIB de sa fiche. Lors du règlement de la facture, sélectionnez le mode de règlement Chèque ou Virement, puis cochez la case Banque fiche client. La banquePeu de lecturesAlerte sur les clients n'ayant ni commandés ni achetés depuis X jours
Si vous souhaitez avoir une alerte sur les clients n'ayant ni commandés ni achetés depuis un certain temps, Aller dans Configuration / Configuration générale / Alerte, cochez la case Je lance une Alerte si certains clients n'ont ni commandé, ni été facturés depuis X jours et validez. Cela va ouvrir une fenêtre récapitulative à l'ouverture du logiciel. Vous pourrez alorsPeu de lecturesEnregistrer les informations concernant le bureau des douanes pour les DSA
Enregistrer les informations concernant le bureau des douanes pour les DSA, Allez dans le menu Configuration / Sociétés / Modifier les paramètres / onglet DSA DTI+. Saisissez les coordonnées et validez.Peu de lecturesÀ propos des frais de recouvrement
Si vous décidez de facturer des frais de recouvrement à un client n'ayant pas payé ses factures, vous pouvez tracer cela dans le logiciel. Indiquer sur les relances qu'il y a des frais de recouvrement à payer. Allez dans Configuration / Configurations générales / Éditions / Relances, vous pouvez indiquer le texte correspondant aux frais de recouvrement et leur montant par facture. .  puis Modifications groupées sur les factures sélectionnées. Sélectionnez la ligne vide dans le champ lieu de vente, et validez. .Peu de lecturesPuis-je facturer directement les droits d’accises à mon client ?
Non, notre logiciel ne calcule pas automatiquement les droits d’accises. En effet, la législation prévoit que ces droits soient déclarés et acquittés par l’opérateur auprès des Douanes, et non directement par le client final. En revanche, si vous souhaitez en répercuter le montant à votre client, vous pouvez créer un produit spécifique (par exemple "Droits d’accises") et l’ajouter à la facture. Après avoir intégré vos offerts, vous additionnez les montants de la colonne **Montant DroitsPeu de lecturesTris perso sur factures
Pour enregistrer une sélection de factures, Allez dans : La liste des factures, sélectionnez vos factures dans le tableau. Cliquez sur Recherches & Sélection / onglet Perso. Écrivez dans le champ le nom de votre groupe de factures. Cliquez sur Attribuer le tri perso ci-dessus aux factures sélectionnées, validez et sortez du menu Liste des factures. RevePeu de lecturesNe pas se placer directement dans la quantité quand on choisit son produit en facturation
Si vous utilisez la recherche universelle pour rechercher vos produits quand vous faites une facture, vous pouvez être bloqué par le curseur qui se place directement dans la quantité. Pour ne pas vous placer directement dans la quantité : Allez dans Configuration / Configuration générale / Facturation / Paramétrage Facturation. Cochez la case J'utilise la recherche universelle pour sélectionner les produits dans la facturation, validez. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/Peu de lecturesTrier ses factures selon le mode de règlement favori des clients
Vous pouvez attribuer un mode de règlement favori dans la fiche du client, par exemple pour les clients qui règlent en traite , LCR, virement , prélèvements. Vous pouvez ensuite trier dans votre liste de factures par mode de règlement : Mettez les d'abord les dates qui vous intéressent puis cliquez sur la loupe "Recherche et sélections" ![](https://storage.crisp.chat/users/Peu de lecturesDésactiver le clavier virtuel sur le menu Facture caisse/tactile
Le menu Faire une facture caisse/tactile peut être utilisé aussi bien sur une tablette, qu'un PC fixe, ou encore un PC portable. Dans ces deux derniers cas, vous n'avez pas besoin du clavier virtuel. Voici comment le désactiver : Lorsque vous êtes sur la création d'une facture caisse/tactile, cliquez sur le bouton comme ci-dessous : Vous pourrez ainsi utiliser directement le clavier de l'Peu de lectures