Dossier concernant les logiciels de gestion et de caisse sécurisés selon les exigences de la Loi Finances 2018

Conformité aux obligations de la loi de finances 2016 concernant la TVA

La loi de finances pour 2016 impose, depuis le 1er janvier 2018, l’utilisation de logiciels de caisse ou de gestion sécurisés pour les commerçants et professionnels assujettis à la TVA. En cas de contrôle, l'absence d'attestation peut entraîner une amende de 7 500 € par logiciel frauduleux.

Solumatic garantit la conformité de ses logiciels avec les exigences de l'article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015. Chaque utilisateur peut obtenir une attestation individuelle pour le logiciel Vitisoft.

Les systèmes doivent satisfaire aux critères suivants :

Inaltérabilité des données

Sécurisation des données

Conservation et archivage des données

Sécurisation des données

L'accès au logiciel est protégé par des identifiants et mots de passe. L’administrateur peut réinitialiser les mots de passe. Les utilisateurs ont des droits spécifiques pour la création ou la visualisation des ventes. En mode école, la trame "Mode école" apparaît sur les factures, et l'opérateur est identifié dans le logiciel.

Inaltérabilité des informations

Les ventes ou encaissements validés ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. En cas d'annulation, une opération inverse est générée, et toutes les actions sont horodatées et archivées.

Factures

Une fois validée, chaque facture reçoit une signature électronique, ce qui garantit son authenticité. En cas d'erreur, un avoir peut être créé pour annuler la facture. Les factures ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.

Encaissements

Comme pour les factures, chaque encaissement reçoit une signature électronique. Les encaissements ne peuvent pas être modifiés ou supprimés. En cas d'erreur, un encaissement inverse peut être généré.

Conservation des données

Les données sont conservées en ligne dans Vitisoft, garantissant leur intégrité.

Utilisation de MultiSalons

Si vous utilisez MultiSalons, toutes les données saisies sont remontées dans le logiciel Vitisoft, avec une traçabilité visible dans les logs de facturation et d’encaissement. Les sessions clôturées sur MultiSalons sont automatiquement intégrées dans Vitisoft, et ne peuvent pas être redémarrées sans cette importation.

Fonds de caisse et clôtures quotidiennes

Chaque poste peut être paramétré pour utiliser un fond de caisse. L’utilisateur est responsable de la gestion des apports et retraits. Un ticket temporaire peut être généré à tout moment, et un ticket final (Z) est produit à la clôture du fond de caisse.

Clôtures mensuelles et annuelles

Les clôtures mensuelles et annuelles sont sous la responsabilité des utilisateurs. Les récapitulatifs sont générés et archivés, et toute nouvelle facture ou encaissement est bloqué une fois la période clôturée.

Archivage des données

Les données peuvent être sauvegardées et archivées dans le dossier C:\Vinisave. L’utilisateur peut choisir de réaliser des sauvegardes externes sur ses supports. En cas de contrôle fiscal, les sauvegardes peuvent être mises à disposition.

Accès à l'administration fiscale

Sous Configuration, le menu Administration fiscale permet d’accéder à divers outils de vérification, tels que :

Logs des factures et encaissements : Traçabilité des opérations

Signatures des lignes de factures et des encaissements : Vérification des signatures électroniques

Journal des événements techniques : Enregistrement des opérations spéciales

Documents archivés : Accès aux tickets Z, récapitulatifs de clôtures, etc.

Mis à jour le : 14/04/2025