Envoyer une facture (de vente ou d'achat), commande, BL ou relance par mail via Vitisoft
Remarque : Nous avons créé un bouton qui vous permet d'envoyer automatiquement les factures par mail à vos clients.
Pour le paramétrer : Aller dans Configuration / Configuration Générales / Divers / Mails.
Dans l'onglet Configuration du compte, renseignez les paramètres de votre boîte mail : SMTP, port, type de connexion, adresse mail et mot de passe (celui que vous utilisez pour accéder à votre boîte mail).
Le nom visible est le nom que les destinataires de vos e-mails verront, soit votre nom ou le nom de votre domaine.
Si vous ne connaissez pas le SMTP, le port, et le type de connexion, regardez dans les exemples en cliquant sur le lien Exemples vérifiés avec Vitisoft.
⚠️ Attention à ne pas oubliez l'un des six critères.
Remarque : Vous pouvez ensuite faire un test en cliquant sur Test Mail, et en consultant votre boîte de réception.
Si vous ne recevez pas de mail de test, vous pouvez nous contacter au 0247503822, ou par tchat sur votre compte client.
Dans l'onglet Configuration des mails génériques, vous pouvez écrire l'objet et le texte du mail envoyé, selon le document joint : facture, commande, BL, etc.
Soit le texte indiqué dans cet onglet sera envoyé par défaut, soit vous pourrez personnaliser ce texte au moment d'envoyer la facture ou autre, par e-mail.
Pour créer votre texte par défaut, cliquez sur la ligne correspondante, par exemple Facturation pour l'envoi des factures, et cliquez sur Modifier.
Objet du mail :
Indiquez l'objet du mail en cliquant sur l'icône Editer (papier-crayon) à droite du champ Objet du mail, vous pouvez, en plus d'écrire le texte fixe que vous voulez, insérer dans votre texte les éléments à droite, qui seront repris du document envoyé, en cliquant sur la flèche qui ventilera les éléments vers le champ (objet ou corps du mail).
Renseignez le texte du mail en cliquant sur l'icône Editer à droite du champ Modèle de texte (corps du mail).
Par exemple : [civilité][nom],
Veuillez trouver ci-joint la facture n° [numerofacture], d'un montant total TTC de [totalTTC] euros.
Cordialement,
Validez.
Vous aurez maintenant un bouton Facture (ou autre) par email lorsque que vous double-cliquerez sur le document à envoyer.
Pour paramétrer deux textes possibles (ou plus) pour l'envoi des documents par mail,
Allez dans le menu Configuration / Configurations générales / Divers / Mails / Configuration des mails génériques.
Cliquez sur la ligne du document concerné, puis sur Modifier.
En bas, cliquez sur le bouton Gestion des modèles de texte, cliquez sur le + vert. Dans la liste déroulante Fonction, sélectionnez le nom du document concerné, puis créez votre premier corps. Pour le deuxième corps, modifiez simplement le modèle de base en le sélectionnant dans la liste précédente et en cliquant sur l'icône de modification ( papier-crayon) à gauche de la liste.
Ainsi vous aurez, en envoyant par mail ce document, deux modèles de texte disponibles, à choisir dans la liste déroulante Modèle de texte.
Pour le paramétrer : Aller dans Configuration / Configuration Générales / Divers / Mails.
Configuration du compte
Dans l'onglet Configuration du compte, renseignez les paramètres de votre boîte mail : SMTP, port, type de connexion, adresse mail et mot de passe (celui que vous utilisez pour accéder à votre boîte mail).
Le nom visible est le nom que les destinataires de vos e-mails verront, soit votre nom ou le nom de votre domaine.
Si vous ne connaissez pas le SMTP, le port, et le type de connexion, regardez dans les exemples en cliquant sur le lien Exemples vérifiés avec Vitisoft.
⚠️ Attention à ne pas oubliez l'un des six critères.
Remarque : Vous pouvez ensuite faire un test en cliquant sur Test Mail, et en consultant votre boîte de réception.
Si vous ne recevez pas de mail de test, vous pouvez nous contacter au 0247503822, ou par tchat sur votre compte client.
Configuration des mails génériques
Dans l'onglet Configuration des mails génériques, vous pouvez écrire l'objet et le texte du mail envoyé, selon le document joint : facture, commande, BL, etc.
Soit le texte indiqué dans cet onglet sera envoyé par défaut, soit vous pourrez personnaliser ce texte au moment d'envoyer la facture ou autre, par e-mail.
Pour créer votre texte par défaut, cliquez sur la ligne correspondante, par exemple Facturation pour l'envoi des factures, et cliquez sur Modifier.
Objet du mail :
Indiquez l'objet du mail en cliquant sur l'icône Editer (papier-crayon) à droite du champ Objet du mail, vous pouvez, en plus d'écrire le texte fixe que vous voulez, insérer dans votre texte les éléments à droite, qui seront repris du document envoyé, en cliquant sur la flèche qui ventilera les éléments vers le champ (objet ou corps du mail).
Renseignez le texte du mail en cliquant sur l'icône Editer à droite du champ Modèle de texte (corps du mail).
Par exemple : [civilité][nom],
Veuillez trouver ci-joint la facture n° [numerofacture], d'un montant total TTC de [totalTTC] euros.
Cordialement,
Validez.
Vous aurez maintenant un bouton Facture (ou autre) par email lorsque que vous double-cliquerez sur le document à envoyer.
Comment faire pour créer plusieurs textes possibles ?
Pour paramétrer deux textes possibles (ou plus) pour l'envoi des documents par mail,
Allez dans le menu Configuration / Configurations générales / Divers / Mails / Configuration des mails génériques.
Cliquez sur la ligne du document concerné, puis sur Modifier.
En bas, cliquez sur le bouton Gestion des modèles de texte, cliquez sur le + vert. Dans la liste déroulante Fonction, sélectionnez le nom du document concerné, puis créez votre premier corps. Pour le deuxième corps, modifiez simplement le modèle de base en le sélectionnant dans la liste précédente et en cliquant sur l'icône de modification ( papier-crayon) à gauche de la liste.
Ainsi vous aurez, en envoyant par mail ce document, deux modèles de texte disponibles, à choisir dans la liste déroulante Modèle de texte.
Mis à jour le : 10/04/2025
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