A propos des exports en comptabilité
⚠️ Attention : Avant le premier export en comptabilité, vous devez renseigner les comptes comptables des Produits, Clients, Banques et TVA (menu Comptabilité / Prérequis pour l'export en comptabilité) prenez ensuite rendez-vous ( Export comptabilité ) depuis votre espace client.
Allez dans le menu Comptabilité, sélectionnez le logiciel de comptabilité vers lequel vous voulez exporter les écritures.
Sélectionnez vos dates d'export.
Cochez le point qui correspond à ce que vous souhaitez exporter : factures et/ou règlements.
Puis cliquez sur Exporter avec vérification du verrou.
Remarque : Votre fichier d'export se trouve dans C/ Vinisave et s'appelle habituellement Export.txt.
Le verrou sert à éviter l'export d'écritures en double vers votre logiciel de comptabilité.
Exporter sans vérification du verrou n'est utile que dans le cas où le fichier d'export est vide, et que vous êtes certain qu' aucune écriture de la période choisie ne soit déjà présente sur votre logiciel comptable.
⚠️ Attention : Il est tout à fait déconseillé de ne pas exporter les avoirs et règlements négatifs en comptabilité.
En effet, ces écritures permettent de justifier une annulation ou une modification de facture ou de règlement.
Il est donc nécessaire des les conserver dans la gestion commerciale comme dans la comptabilité.
Les factures d'achat ne sont pas exportées en comptabilité.
Si vous ne retrouvez pas vos règlements en comptabilité, c'est que vous n'avez peut-être pas fait vos remises en banque.
La remise en banque de vos règlements est indispensable car il est nécessaire d'avoir un numéro de remise afin que les règlements soient exportées en comptabilité.
Il s'agit évidement de remises fictives (à part pour les chèques) uniquement pour avoir un numéro de remise.
Remarque : Vous pouvez aussi paramétrer les règlements en remise automatiquement.
Pour ce faire,
Allez dans Configuration / Paramètres Banque - TVA / Paramètres comptables Banques.
Les modes de règlement et leur banque apparaissent dans le tableau.
Il suffit de sélectionner une ligne, par exemple Opération = ESPÈCES et Banque = CAISSE, et cliquer sur Modifier Compte.
Ensuite cochez la case Remettre automatiquement le mode de règlement sélectionné et validez.
⚠️ Attention : Vérifiez de n'avoir qu'une seule banque de destination possible pour le règlement automatiquement remis en banque.
Pour retrouver l'historique des exports comptables,
Allez dans le menu Comptabilité / Historique des exports :
Vous aurez alors la possibilité d'accéder aux anciens exports comptables.
Tout dépend de votre comptabilité mais voici le cas le plus commun.
Habituellement, les pertes et profits (somme payée en plus ou en moins du montant dû par le client) sont redirigés vers un compte d'OD en comptabilité :
- 658 pour les pertes
- 758 pour les profits
et non pas vers la banque indiquée dans le menu Configuration / Paramètres banque TVA / Paramètres comptables banques.
La banque indiquée est reliée au règlement dont est née la perte ou le profit, mais elle n'importe pas pour l'export en comptabilité de la perte ou du profit.
La remise automatique sur les modes Pertes et Profits est mise d'office, vous n'avez pas besoin de cocher la case.
Quand vous exportez en comptabilité, vous devez toujours exporter avec vérification du verrou, sauf pour des cas très particuliers.
Le verrou permet d'éviter d'exporter deux fois les mêmes écritures (et donc les importer deux fois dans le logiciel de comptabilité).
Le verrou fonctionne de la manière suivante :
Lorsque vous exportez les écritures depuis Vitisoft avec vérification du verrou et qu’il y a des erreurs d’exportation signalées par Vitisoft dans le fichier texte : « Erreurs_exportation » , le verrou ne se met pas et la coche (dans la colonne Exporté(e) dans la liste des factures et la liste des règlements) ne se coche pas.
C’est-à-dire qu’il ne faut pas importer dans le logiciel de comptabilité la période exportée, même si une partie des écritures générées ne sont pas concernées par les erreurs.
Il faut corriger les erreurs dans Vitisoft.
Puis réexporter la même période toujours avec vérification du verrou : le logiciel vous ressortira toutes les écritures de la période sur lesquelles il n’y a pas eu de verrou : donc normalement les mêmes, avec les comptes corrigés.
S’il n’y a pas les mêmes écritures c’est que :
- soit la période exportée n’est pas la même
- soit l’exportation a été faite sans vérification du verrou
- soit il y a eu de nouvelles remises en banque faites sur la période exportée (la remise en banque est la condition de l’export en comptabilité des règlements).
Une fois que le deuxième export avec verrou, cette fois sans erreur (ou s’il y a des erreurs il ne faut pas importer, il faut corriger et réexporter avec vérification du verrou toujours) est fait : le verrou est mis, les coches sont cochées et, là – et uniquement à ce moment-là –vous pouvez importer dans la comptabilité.
Quand vous faites votre export en comptabilité, vous devez choisir un intervalle de dates.
Les factures sont exportées selon leur date de facture.
Remarque : Les règlements sont exportés selon leur date de REMISE ( si vous ne les avez pas remis en banque, ils ne s'exporteront pas).
Pour automatiser les remises en banque,
Allez dans Configuration / Paramètres Banque-TVA / Paramètres comptables Banques.
Sélectionnez le règlement concerné, cliquez sur Modifiez Compte, puis cochez la case Remettre automatiquement le mode de règlement sélectionné. Si coché, la remise sera faite au moment du règlement et validez.
Remise : Ne cochez pas cette case pour les chèques.
Ne cochez qu'un type de règlement de chaque maximum en automatique.
Faire un export en comptabilité
Allez dans le menu Comptabilité, sélectionnez le logiciel de comptabilité vers lequel vous voulez exporter les écritures.
Sélectionnez vos dates d'export.
Cochez le point qui correspond à ce que vous souhaitez exporter : factures et/ou règlements.
Puis cliquez sur Exporter avec vérification du verrou.
Remarque : Votre fichier d'export se trouve dans C/ Vinisave et s'appelle habituellement Export.txt.
A quoi sert le verrou
Le verrou sert à éviter l'export d'écritures en double vers votre logiciel de comptabilité.
Exporter sans vérification du verrou n'est utile que dans le cas où le fichier d'export est vide, et que vous êtes certain qu' aucune écriture de la période choisie ne soit déjà présente sur votre logiciel comptable.
Ne pas exporter les avoirs et règlements négatifs en comptabilité
⚠️ Attention : Il est tout à fait déconseillé de ne pas exporter les avoirs et règlements négatifs en comptabilité.
En effet, ces écritures permettent de justifier une annulation ou une modification de facture ou de règlement.
Il est donc nécessaire des les conserver dans la gestion commerciale comme dans la comptabilité.
Les factures d'achat sont-elles exportées en comptabilité ?
Les factures d'achat ne sont pas exportées en comptabilité.
Je ne retrouve pas mes règlements en comptabilité
Si vous ne retrouvez pas vos règlements en comptabilité, c'est que vous n'avez peut-être pas fait vos remises en banque.
La remise en banque de vos règlements est indispensable car il est nécessaire d'avoir un numéro de remise afin que les règlements soient exportées en comptabilité.
Il s'agit évidement de remises fictives (à part pour les chèques) uniquement pour avoir un numéro de remise.
Remarque : Vous pouvez aussi paramétrer les règlements en remise automatiquement.
Pour ce faire,
Allez dans Configuration / Paramètres Banque - TVA / Paramètres comptables Banques.
Les modes de règlement et leur banque apparaissent dans le tableau.
Il suffit de sélectionner une ligne, par exemple Opération = ESPÈCES et Banque = CAISSE, et cliquer sur Modifier Compte.
Ensuite cochez la case Remettre automatiquement le mode de règlement sélectionné et validez.
⚠️ Attention : Vérifiez de n'avoir qu'une seule banque de destination possible pour le règlement automatiquement remis en banque.
Retrouver l'historique des exports comptables
Pour retrouver l'historique des exports comptables,
Allez dans le menu Comptabilité / Historique des exports :
Vous aurez alors la possibilité d'accéder aux anciens exports comptables.
Les pertes et profits en comptabilité
Tout dépend de votre comptabilité mais voici le cas le plus commun.
Habituellement, les pertes et profits (somme payée en plus ou en moins du montant dû par le client) sont redirigés vers un compte d'OD en comptabilité :
- 658 pour les pertes
- 758 pour les profits
et non pas vers la banque indiquée dans le menu Configuration / Paramètres banque TVA / Paramètres comptables banques.
La banque indiquée est reliée au règlement dont est née la perte ou le profit, mais elle n'importe pas pour l'export en comptabilité de la perte ou du profit.
La remise automatique sur les modes Pertes et Profits est mise d'office, vous n'avez pas besoin de cocher la case.
A propos du verrou sur les exports en comptabilité
Quand vous exportez en comptabilité, vous devez toujours exporter avec vérification du verrou, sauf pour des cas très particuliers.
Le verrou permet d'éviter d'exporter deux fois les mêmes écritures (et donc les importer deux fois dans le logiciel de comptabilité).
Le verrou fonctionne de la manière suivante :
Lorsque vous exportez les écritures depuis Vitisoft avec vérification du verrou et qu’il y a des erreurs d’exportation signalées par Vitisoft dans le fichier texte : « Erreurs_exportation » , le verrou ne se met pas et la coche (dans la colonne Exporté(e) dans la liste des factures et la liste des règlements) ne se coche pas.
C’est-à-dire qu’il ne faut pas importer dans le logiciel de comptabilité la période exportée, même si une partie des écritures générées ne sont pas concernées par les erreurs.
Il faut corriger les erreurs dans Vitisoft.
Puis réexporter la même période toujours avec vérification du verrou : le logiciel vous ressortira toutes les écritures de la période sur lesquelles il n’y a pas eu de verrou : donc normalement les mêmes, avec les comptes corrigés.
S’il n’y a pas les mêmes écritures c’est que :
- soit la période exportée n’est pas la même
- soit l’exportation a été faite sans vérification du verrou
- soit il y a eu de nouvelles remises en banque faites sur la période exportée (la remise en banque est la condition de l’export en comptabilité des règlements).
Une fois que le deuxième export avec verrou, cette fois sans erreur (ou s’il y a des erreurs il ne faut pas importer, il faut corriger et réexporter avec vérification du verrou toujours) est fait : le verrou est mis, les coches sont cochées et, là – et uniquement à ce moment-là –vous pouvez importer dans la comptabilité.
Dates et export en comptabilité
Quand vous faites votre export en comptabilité, vous devez choisir un intervalle de dates.
Les factures sont exportées selon leur date de facture.
Remarque : Les règlements sont exportés selon leur date de REMISE ( si vous ne les avez pas remis en banque, ils ne s'exporteront pas).
Pour automatiser les remises en banque,
Allez dans Configuration / Paramètres Banque-TVA / Paramètres comptables Banques.
Sélectionnez le règlement concerné, cliquez sur Modifiez Compte, puis cochez la case Remettre automatiquement le mode de règlement sélectionné. Si coché, la remise sera faite au moment du règlement et validez.
Remise : Ne cochez pas cette case pour les chèques.
Ne cochez qu'un type de règlement de chaque maximum en automatique.
Mis à jour le : 11/04/2025
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